事務仕事はアナログ業務の高速化こそ命
以前、こういう記事を書きました。
事務職員の場合、エクセル業務をマクロ化することで大幅に業務を改善することが可能だということですね。
しかしながら、事務仕事の中には、特別なスキルは不要なのに量だけが膨大にあって効率良くこなさなければ時間がいくらあっても足りない類のものもありますよね💦 大企業など、一般事務の方がいてくれる職場なら良いのですが、人的リソースの小さい中小企業だと管理職クラスでも事務仕事に追われて本来業務に集中できないなんて日常茶飯事です。
例えば私は毎日２０～３０本程度の外線を取るのですが、その大半は私宛ではありません。その都度メモを書いて担当者の席に貼り付けることになるので、メモを取るのに１分かかるとすると、それだけで毎日２０～３０分間もロスすることになってしまいます。これは非効率ですよね(^^;
この場合、あらかじめメモのテンプレートを作ってストックしておけば、メモを取るための時間が大幅に短縮できます。
↑こういうテンプレートを自分の会社仕様に改変し、メモにかかる時間を３０秒短縮できたとすると、それだけで毎日１０～１５分の時間を浮かせることが可能になるわけです。
このように、アナログなルーティン業務もやり方次第で高速化することが可能ですし、逆にそこを疎かにしていてはいつまで経っても時間を有効活用することなんてできません。
ここでは、私自身が使ってみて時短になった事務グッズを紹介します。デジタル部分では飽き足らず、アナログ部分の高速化にも拘る方はぜひ参考にしてみてください！
事務仕事を究極に高速化する事務グッズ７選
１．フラットファイル用ラベルシール
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事務書類を綴じるためのフラットファイル、背表紙に貼るラベルはどうやって作成していますか？ まさかテプラで一枚一枚作っていたりしませんよね？それはいくらなんでも時間を無駄にしすぎです。
ラベルシールを使っている人は多いかもしれませんが、カットされていないタイプだと自分で裁断する時間が無駄になってしまいます。必ず最初から背表紙の大きさにカットされているタイプを使用しましょう。
私のお勧めは、圧倒的に「コクヨ」の「24面カット LBP-7170N」です。断言しますが、2020年現在においてこれ以上良い商品は存在しません！
いや、エレコムとかA-oneとかにも似た商品はあるんですよ。あるんですけど、エレコムのは専用ソフトの使い心地がクソ&クソで時間をロスしますし、A-oneの方はラベルの幅が２ｍｍほど大きすぎるせいで細めのフラットファイルだと端が飛び出すし剥がれてくるしで使い心地が良くないのです。
この点、コクヨの「24面カット LBP-7170N」であればワードに対応しているため設定が楽な上、サイズ感がぴったりで剥がれるような心配もありません。ガチおススメ商品です！
２．電子吸着ボード
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上で電話メモについて書きましたが、そのメモをなくしてしまうことってありませんか？ 私はしょっちゅうありました(´;ω;｀) 他にも付箋とか、粘着力が弱いとすぐどこかに行ってしまうんですよね・・・。
会社で探し物をしている時間って、年間１００時間以上に上るなんて言われています。キングジム＜KING JIM＞の電子吸着ボードは電池を入れておくと静電気でメモを吸着してくれるため、どこかに紛れてしまうなんてことが起きません。我が社では、各個人の席に１台、本商品を導入し、全てのメモをそこに貼るようにしたところ、メモを紛失する件数が劇的に減少しました。
こういう風に、ミスを減らすことでタイムロスを減らすことも考えてみると良いですよ～。
３．ちょっと良いホッチキス
パワーラッチキス
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ステープラー・・・いわゆるホッチキスですが、１００均のものとかを使っているなら今すぐ捨ててこっちを買いましょうｗ さすが文房具最大手のコクヨさん！ このパワーラッチキスはコンパクトなのにめちゃくちゃ軽い力で大量の用紙を綴じることが可能で、会議資料作成の際などの時間を劇的な改善してくれますよ。
ハリナックスプレス
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こっちもありです。針なしホッチキス、ハリナックスプレス！（ネーミングセンス大好きｗ）
どれだけ良いホッチキスで留めたとしても、針の部分がどんどんかさばってくることが事務職員共通の悩みなんじゃないでしょうか。そこでこのホッチキスの出番です。こいつで綴じると書類が全然かさばらないので、結果的にファイルの削減に繋がりますし、シュレッダーにホッチキスの針を食わせて寿命を縮めることも防げるという一石二鳥の優れもの！
ただし綴じる力はそれほど強いわけではないため、二カ所留めするなど、工夫は必要です。
ちなみに、私はどっちのホッチキスも個人で購入して使い分けていますよ～。
４．ホッチキスリムーバー
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細かいところですが、ホッチキスとセットで、針を外すためのリムーバーは必須です。ホッチキスのお尻に一応ついてはいますけど、あれだと抜いた針がホッチキスに絡まってしまい、それを毎回手で外さないといけませんので、それだけで時間をロスしてしまうんですよ。手も痛いし。
その点、このマックスの「ホッチポン」だと針を外すと同時に内部へ収納できますので、タイムロスを最低限まで抑えることが可能になります。貯まった針はまとめてゴミ箱に捨てればOKです。
５．レターオープナー
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封書を開ける担当者が決まっている職場では、その彼（彼女）のためにレターオープナーを買ってあげてください。１台で十分すぎる成果を上げることができるでしょう。
我が社はアナログな取引相手が多く、今でも毎日３０通とかの封書が届くんですよ💦 それを毎回ハサミとか手とかで開けていると、綺麗に開かないし時間もかかりますし、万が一中身を切ってしまったら大変です。
その点、レターオープナーがあればそれらの心配を一気に解消することができます。↑は電池を入れて動く自動タイプですが、手動タイプもあり、どちらでも良いかと思います。
６．良いボールペン
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我が社では、社内で購入してもらえるボールペンは決まっています。格安の、ペン先にすぐダマができるやつです(^^; たぶんコスト意識の高い企業ほどそうなんでしょう。そういう企業努力によって我々の給料が確保されているのだと思うと、契約担当者には頭が上がりません。
しかし、私はそのペンを使わずに自腹で三菱のジェットストリームを購入して仕事用にしています。理由は、全文房具の中で仕事中圧倒的に出番が多いのがボールペンだからです。ボールペンを使うたびに文字がかすれたりダマができたりペン先が突っかかったりすると綺麗な字も書けませんし、メンタル面にも少なくないダメージが蓄積されるような気がするんですよね・・・。
あのメンタリストDaigoさんも著書の中で言っていますが、人間が一日に発揮できる集中力って限られているんですよ。だからボールペンごときでなけなしの集中力を奪われるのは、仕事全体で見た時に結構大きなロスに繋がるんじゃないですかね。
・・・知らんけど！
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↑今回の記事に関係ないですが、この本はガチおススメです。基本的にDaigoさんを好きじゃない私が勧めるんだから間違いありませんｗ
７．オートフィードシュレッダー
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個人の事務グッズというには大きすぎますが、シュレッダー選びは超重要。絶対にオートフィード機能のあるものを選びましょう。この機能がついていなければ、年度末のクソ忙しい時なんかに何十分間もシュレッダーの前で立っていないといけなくなり、死ぬほど時間の無駄です。
この点、フェローズの200C-2は痒いところに手が届いて非常におススメです。不要な用紙を２００枚ほどまとめて食べさせてやれば、あとはシュレッダーの前から離れても勝手に裁断してくれるので、無駄な時間を食いません。A４サイズしか対応していないと書いていますが、A４とA４との間に挟む形にすればB５とか不定形の紙でも全く問題なく吸い込んでくれますよ。
もしオフィスでシュレッダーを買い替えるタイミングがあれば、騙されたと思ってお試しあれ。
まとめ
今回は、事務仕事を究極に高速化する事務グッズをお届けしました。働き方改革が叫ばれる今、業務改善に力を入れるべきなのは会社だけでなく個人も同じです。短縮できるのは一日たった３０分でも良いんです。塵も積もれば山になり、年間で数百時間も自由な時間が増えるんですから。
ガンガン業務スピードを上げて定時に帰り、家族との団らんや副業の時間を確保しましょうね！
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